Besuchermanagement-Software: Sichere Vorteile für Sie und Ihre Gäste

Moderne Software-Lösungen beschleunigen und professionalisieren Prozesse und bieten sowohl Unternehmen als auch Gästen ein Höchstmaß an Sicherheit.

Ob kurzfristiger Lieferantenbesuch oder geplanter Kundentermin: Externe Besuche gehören zum Tagesgeschäft der meisten Unternehmen. Diese gezielt zu organisieren, um einerseits die Abläufe rund um die Besucherverwaltung zu beschleunigen und andererseits spezielle Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten, ist die Aufgabe eines professionellen Besuchermanagements. Digitale Tools wie die Besuchermanagement-Software prime Visit von primion sorgen für automatisierte Workflow-Szenarien und machen auf diese Weise das Besuchermanagement im Unternehmen zu einer buchstäblich sicheren Sache.

Mit Sicherheit gut organisiert: Besuchermanagement mit moderner Software

Zuverlässiges Besuchermanagement und digitalisierte Abläufe: Die Corona-Pandemie hat deutlich gemacht, wie wichtig es sein kann, Kontaktwege lückenlos, schnell und sicher nachvollziehen zu können. Dank einer professionellen Besuchermanagement-Software wie prime Visit, können Unternehmen den Spagat zwischen einem Höchstmaß an Sicherheit und einem herzlichen Gäste-Empfang spielend meistern.

Besuche lassen sich durch die bedienerfreundliche und übersichtlich strukturierte Software gezielt organisieren. So bietet prime Visit unter anderem einen Überblick über alle vorab registrierten Besucher inklusive des veranschlagten Zeitfensters. Der jeweilige Gast erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail inklusive einer persönlichen Nachricht mit relevanten Informationen sowie einem automatisch generierten QR-Code. Mit diesem kann er sich im Unternehmen am Kiosk-Terminal eigenständig registrieren, um seinen Besucherausweis zu erhalten; der gastgebende Mitarbeiter wird automatisch über die Ankunft des Besuchers informiert.

Neben gezielter Vorab-Organisation von Besuchen, einem eigenständigen Besucher-Check-in und Check-out sowie dem automatischen Erstellen von Besucherlisten können jedem Besucherdatensatz auch einzelne Datenblätter wie Dokumente zur Sicherheitseinweisung hinzugefügt werden. Die Besuchermanagement-Software meldet rechtzeitig, wenn ein Besucher beispielsweise die Sicherheitseinweisung neu durchlaufen muss.

Mit Sicherheit sinnvoll: Besuchermanagement-Software verknüpft mit der Zutrittskontrolle

Wer hält sich wann in welchen Unternehmensbereichen auf? Verantwortliche im Unternehmen müssen diese Frage jederzeit zuverlässig beantworten können. prime Visit ist je nach Unternehmensgröße beliebig skalierbar und kann entweder als eigenständiges Modul oder – für ein Höchstmaß an Sicherheit und Prozessoptimierung – an die Zutrittskontrolle gekoppelt werden. Den Besuchern werden durch prime Visit temporäre Zutrittsrechte zugewiesen – beispielsweise für bestimmte Türen innerhalb eines definierten Areals, für die Benutzung des Aufzugs oder für den Zutritt zu Besprechungsräumen. Da diese Zutrittsrechte online jederzeit einsehbar sind, können in Notfallsituationen – wie zum Beispiel im Fall einer möglichen Evakuierung – jederzeit per Knopfdruck vollständige Evakuierungslisten erstellt werden. Damit spart professionelles Besuchermanagement nicht nur jede Menge Zeit, sondern ist in Kombination mit funktionaler Zutrittskontrolle ein effektives Mittel, um die Unternehmenssicherheit maßgeblich zu erhöhen.

Reduzierter Arbeitsaufwand, verringerte Wartezeiten und gesteigerte Sicherheit: Unternehmen, welche auf moderne Besuchermanagement-Software setzen, diese gezielt an weitere Bereiche wie die Zutrittskontrolle koppeln und somit ihre Besucherverwaltung vollständig digitalisieren, verbinden auf souveräne Weise den professionellen Gästeempfang mit der Einhaltung sämtlicher Schutzmaßnahmen und können damit auch zukünftige Herausforderungen mit Sicherheit meistern!

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