Remote Work: Vorteile des dezentralen Arbeitens nutzen

Flexibles ortsunabhängiges Arbeiten wird bei Arbeitnehmern immer beliebter. Auch Unternehmen können vom New Work-Trend profitieren – wenn sie ein paar Dinge beachten.

New Work, Remote Work, Mobile Working – Begriffe, die für eine veränderte Arbeitswelt stehen. Leistungsstarkes Internet, modernste Computer und Smartphones ermöglichen, dass insbesondere digital zu erledigende Tätigkeiten nicht mehr an feste Orte und Zeiten gebunden sind. Vor allem die Corona-Krise hat den Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten verstärkt. Zeitweise haben bundesweit fast 50 Prozent der Beschäftigten im Home-Office gearbeitet. Weltweit werden Prognosen zufolge bis 2028 über 70 Prozent der Arbeitnehmer dezentral arbeiten. Für Unternehmen bieten die New Working Models neue Chancen und Potentiale – nicht nur hinsichtlich der Arbeitgeberattraktivität, sondern auch, um sich im Wettbewerb langfristig erfolgreich zu behaupten.  

Remote Work und Home-Office – wo liegt der Unterschied?

Remote Work bedeutet übersetzt Fernarbeit. Mitarbeiter können ihre Tätigkeiten von jedem Ort aus erledigen – eine stabile Internetverbindung vorausgesetzt. Als Oberbegriff umfasst Remote Work sowohl die Arbeit im Home-Office als auch das so genannte Mobile Working (mobiles Arbeiten). Arbeitnehmer im Home-Office arbeiten in der Regel in ihren eigenen vier Wänden. Home-Office wird häufig als moderner Begriff für Telearbeit verwendet. Gemäß Arbeitsstättenverordnung sind Home-Office-Arbeitsplätze fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird eine wöchentlich feste Arbeitszeit sowie die Dauer der Home-Office-Einrichtung festgelegt.  

Mitarbeiter, die in einem Co-Working-Space oder an einem anderen Ort ihrer Wahl wie beispielsweise von einem Café aus arbeiten, fallen unter den Begriff des „Mobile Workings“. Sie arbeiten vollständig flexibel zeit- und ortsunabhängig. Als Arbeitnehmer haben sie beim mobilen Arbeiten lediglich einen Arbeitsauftrag – Arbeitszeiten und -orte können sie selbst festlegen. Aber: Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gilt uneingeschränkt auch für orts- und zeitflexibles Arbeiten! Daher sind moderne Zeiterfassungsmethoden für Unternehmen, welche Remote Work ermöglichen, zwingend erforderlich.  

Chancen gezielt nutzen: die wichtigsten Vorteile von Remote Work für Arbeitgeber

Waren es vor einigen Jahren überwiegend junge Start-up-Unternehmen, die mit Home-Office und Co. Mitarbeiter rekrutiert haben, hat sich die Arbeitswelt insgesamt gewandelt. Viele Firmen ändern ihre Strukturen und brechen mit alten Denkmustern. Effizienz und Produktivität werden nicht mehr mit der reinen Anwesenheit im Büro gleichgesetzt.  

Für Unternehmen zahlen sich die flexiblen Arbeitsmodelle aus – vor allem als Arbeitgeber werden sie attraktiver. Betriebe, denen es angesichts des Fachkräftemangels schwerfällt, Stellen zeitnah zu besetzen, profitieren vom ortsunabhängigen Arbeiten. Schließlich können sie aus einem großen Pool an Talenten schöpfen und hochqualifizierte Mitarbeiter gewinnen, die sich ohne Remote-Work-Option vielleicht nicht beworben hätten. Berufstätige Eltern, Mitarbeiter mit Beeinträchtigungen oder potenzielle Arbeitnehmer mit einem Wohnsitz in strukturschwachen Regionen: Remote Work verbessert die Chancen für Mitarbeitende mit unterschiedlichen Lebensentwürfen und Voraussetzungen.  

Arbeiten Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig, können Betriebs- oder Bürozeiten deutlich verlängert werden. So gibt es Mitarbeiter, die gerne in den frühen Morgenstunden arbeiten, während andere ihre Kernarbeitszeiten auf den Nachmittag und Abend verlagern möchten. Dadurch eröffnen sich für den Wettbewerb neue Chancen – etwa durch kürzere Lieferzeiten, längere Ladenöffnungszeiten oder Rund-um-die-Uhr-Service. In vielen Unternehmen haben vor allem die flexiblen Arbeitszeiten und -orte während der Corona-Pandemie die Leistungsfähigkeit aufrechterhalten.  

Den anfänglich neuen Kosten für die entsprechenden Remote-Work-Rahmenbedingungen, wie Investitionen in technisches Equipment, Cyber-Sicherheit und Co., stehen langfristig sinkende Kosten durch wegfallende Büro- und Parkplatzflächen vor Ort gegenüber. Zahlreiche Unternehmen geben als eines der Hauptziele von Remote Work Kosteneinsparungen an.  

Was müssen Unternehmen tun, um Remote Work erfolgreich zu etablieren? 

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und Unternehmenskultur ist essenziell für alle flexiblen Arbeitsformen. Mit entsprechenden Rahmenbedingungen können Unternehmen die beschriebenen Vorteile von Remote Work gezielt nutzen. Dabei müssen insbesondere diejenigen Firmen, welche mobile Arbeitsmodelle neu für sich entdecken, zwingend Anpassungen in ihrer Organisationsstruktur vornehmen und Kompetenzen neu entwickeln.  

Wichtige Kernfragen für die Grundregeln und Richtlinien der Fernarbeit:  

  • Wo, wann und wie wird die Arbeit durchgeführt?  
  • Gibt es Präsenzzeiten im Büro und wenn ja, wie viel?  
  • Wie werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst?  
  • Über welche digitalen Tools sollen Meetings organisiert werden?  
  • Wie kann die Kommunikation im Team aufrechterhalten werden?  
  • Welche Unternehmensdaten (Projektdaten) sollen ortsunabhängig zugänglich sein und wie werden sie bereitgestellt?  

Werden die technischen Voraussetzungen wie beispielsweise digitale Systeme zur Zeiterfassung etabliert, gilt es die Mitarbeiter in deren Nutzung entsprechend zu schulen. Empfehlenswert sind übersichtliche, intuitiv bedienbare Zeiterfassungssysteme wie beispielsweise prime WebTime. Dabei ist die moderne Form der Zeiterfassung kein Instrument zur reinen Anwesenheitskontrolle, sondern dient Mitarbeitern und Führungskräften zur detaillierten Planung. Home-Office-Tage können im Voraus eingetragen werden. Arbeitszeiten und Urlaubstage werden flexibel ortsunabhängig gebucht und gemäß den gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung dokumentiert.

Unabhängig davon, wie viele Tage die Mitarbeiter im Büro oder remote arbeiten: Das dezentrale Arbeiten muss stets durch eine gute Führungskultur und eine geregelte Kommunikation von Führungskräften und Mitarbeitern begleitet werden. Vor allem letzteres trägt entscheidend zur Teambildung bei. Regelmäßige Online-Konferenzen mit allen Mitarbeitern sowie Instrumente, die einen steten Austausch fördern, sind unabdingbar für Firmen, die Remote Work ermöglichen. Kombiniert mit den nötigen technischen Rahmenbedingungen wie beispielsweise der elektronischen Arbeitszeiterfassung, erhalten Unternehmen eine stabile Basis, um New Working Models erfolgreich in eine bestehende Unternehmenskultur zu etablieren.

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