Interface SAP HR-PDC

L’interface avec SAP : un maillon important pour la gestion du temps

L’intégration aux logiciels de gestion des salaires facilite considérablement le travail du service des ressources humaines

Les interfaces avec les systèmes SAP représentent un maillon important pour le calcul des salaires. L’interface HR-PDC prime Connect de primion, certifiée par SAP, garantit le calcul des heures de travail soumises à des suppléments, comme les heures supplémentaires, le travail de nuit, le week-end ou les jours fériés ainsi que le transfert direct de ces données au système SAP.

Les données concernant le temps sont en général traitées directement dans le logiciel. Grâce à cette interface, la Gestion des temps de SAP est le système maître qui exécute toutes les imputations et accorde les autorisations, comme les autorisations de badgeage, par exemple.

Le matériel connecté (terminaux de saisie des temps) permet de collecter les données concernant les badgeages. Les interfaces complémentaires, comme Loga Paris, permettent d’échanger les données concernant les journées entières d'absence, dans le cas de congés ou de maladie par exemple, en mode SAP. Il est possible de télécharger les données dans le système SAP et à partir de ce dernier. Il peut les transférer au logiciel de saisie des temps. Les terminaux de saisie des temps vérifient les données relatives aux badgeages des collaborateurs, puis les transfèrent au système SAP, qui les traite, à la demande de ce dernier.

Les données sont téléchargées à l’aide d’une communication RFC chiffrée. prime Connect établit la communication RFC entre le logiciel de saisie des temps et SAP. Ce service se connecte à la passerelle SAP au moyen du protocole TCP/IP et d’un port. Le numéro du port se base sur le numéro de système de SAP. Il est possible de paramétrer la communication dans le module prime Connect Administrator. La journalisation de la communication RFC est effectuée dans un fichier journal qui se trouve dans le répertoire de primeConnect.jar.

Il est par exemple possible de télécharger les données des enregistrements-maîtres partiels de SAP. Elles sont décrites dans un tableau et comportent les données personnelles, comme le numéro personnel, le numéro d'identification, le nom, les dates de début et de fin de validité ainsi que des références vers d’autres tableaux, comme le groupe de catégories de mouvement.

Les groupes de catégories de mouvement contiennent l’autorisation de badger pour certains mouvements, si une personne de ce groupe peut badger pour un déplacement, par exemple. Le tableau des soldes d’un collaborateur comporte dix champs que ce dernier peut afficher sur les terminaux après avoir badgé ou consulter au moyen d’une combinaison de touches. De plus, il existe un tableau des centres de coûts possibles qu’il est possible de transférer à SAP, une liste des ordres internes et un tableau des projets.

La saisie des temps de SAP peut distinguer les badgeages, comme «Partir avec le motif Pause », etc. Les motifs de présence ou d'absence ainsi que les objets comme les postes budgétaires sont également écrits dans un tableau. Les mouvements sont uniquement transférés du sous-système à SAP sur demande, car ce dernier est le système maître. Ils sont bien entendu documentés.

Une tâche de traitement déclenche la modification de ces tableaux et importe les enregistrements dans les tableaux SAP_HRPDC existants (SAP_HRPDC_PERSO, par exemple). Il est important que seuls les enregistrements qui doivent être traités selon Source Sys le soient effectivement dans les groupes de paramètres. L’établissement de la communication entre le service Web de prime Connect et la tâche de traitement est consignée dans le fichier journal de cette dernière.

Les mouvements sont ensuite traités en fonction des autorisations et des possibilités définies dans SAP. Seules les personnes autorisées selon le groupe de mouvements peuvent badger. De même, il est uniquement d’imputer sur les objets, les centres de coûts, les ordres internes ou les motifs de présence et d’absence que SAP a transmis au préalable.

prime Connect peut désormais également traiter les mouvements générés par un workflow ou les badgeages en ligne effectués à l’aide de prime Mobile ou d’une interface web, par exemple. Ces mouvements ne sont vérifiés qu’au niveau du badgeage. Dans le workflow, ils sont uniquement vérifiés lorsque le supérieur hiérarchique a donné son approbation. La tâche SAP les refuse éventuellement par la suite si la personne ne dispose pas des autorisations selon le groupe de mouvements.

Résumé:

prime Connect enregistre les enregistrements transférés entre SAP et le logiciel de saisie des temps dans une base de données. Ce service transfère les données à SAP ou les télécharge à partir de ce dernier. prime Connect affiche ces données et permet de définir les paramètres.

L'application prime Connect Administrator :

  • établit la communication avec SAP et affiche les données transférées ou téléchargées
  • gère les textes statiques affichés sur les écrans des terminaux ou pour les badgeages en ligne 
  • gère les textes des e-mails attribués aux différentes personnes à l’aide de codes (texte spéciaux qui sont affichés à la place des textes normaux lors du badgeage sur un terminal)
  • définit la priorité des textes de réponse en fonction du type de badgeage
  • peut afficher tous les tableaux transmis ou téléchargés sous forme de listes au format texte brut
  • permet d'afficher les données concernant les événements, comme le fichier journal, les téléchargements dans SAP ou à partir de SAP, les bagdeages et les données personnelles téléchargées pendant une durée limitée