prime Visit : Solution de gestion des visiteurs

Avec la solution de gestion des visiteurs prime Visit, primion offre une solution modulaire pour l’automatisation de la gestion des visiteurs. L’utilisation se base sur les standards technologiques les plus récents. Le logiciel s’utilise de façon intuitive et il est très convivial. De plus, cette solution garantit une réception professionnelle de vos visiteurs.

Avec prime Visit, l’enregistrement simple et rapide de vos visiteurs / sous-traitants /employés intérimaires / … est garanti

  • Connexion possible avec Microsoft Outlook pour une administration simple en utilisant le pré-enregistrement sur les agendas et sur les invitations des visiteurs.
  • Check-in et Check-out manuel ou entrée de données automatiques avec un scanner QR-code pour les visiteurs préenregistrés.
  • Traitement des documents, des visites et des événements manuels.
  • Mode polyvalent d’auto-enregistrement et mode kiosque permettent l’entrée de données personnelles de manière discrète.
  • Scanner automatique de reconnaissance de carte d’identité et permis de conduire.
    (Tous les codes MRZ officiels sont compatibles)
  • Enregistrement simplifié de groupes.
  • Impression de QR-codes pour les pièces d’identité des visiteurs, avec les consignes de sécurité et option plan d'orientation

Avantages supplémentaires

  • Sécurité augmentée. A l’aide du logiciel vous pouvez vérifier qui se trouve dans votre entreprise, à quel endroit se trouve la personne concernée et quelle est la raison de sa visite. Ceci est possible de n’importe quel PC connecté au serveur prime Visit.
  • Libre définition du profil du visiteur.
  • Respect des règlements intérieur ou extérieur, par ex. sécurité ou logistique.
  • Rapport précis disponible de suite, sur les personnes se trouvant, ou s’étant trouvées, à quel endroit et à quel moment dans l’entreprise.
  • Accueil professionnel de vos visiteurs en présentant les informations détaillées d’emplacement et
    de stationnement et en expliquant à l’avance vos procédures d’accès
  • Vérification de la présence des hôtes (hosts), et possibilité de les prévenir simplement,
    par mail ou SMS, de l’arrivée des invités.
  • Facilement évolutif pour les entreprises de toutes tailles avec une gestion de base de données centrales
  • Compatible avec les appareils mobiles Microsoft Surface.

Le système de gestion des visiteurs prime Visit est un module indépendant, que l’on rattache à un système de contrôle d’accès Ceci offre plusieurs avantages :

  • Définition des droits d’entrées des visiteurs par groupes d’accès.
  • Vue d’ensemble des groupes de visiteurs selon leurs lieux de séjour dans des domaines prédéfinis, ce qui donne des informations très précises, par exemple en cas d’évacuation.
  • Vue d’ensemble sur l’emplacement et la présence des hôtes en temps réel.
  • Identification très précise des visiteurs par un contrôle biométrique.
  • Connexion avec un encodeur ou une imprimante pour la production des badges.
  • Importation automatique des données des employés et autres données significatives en provenance du système de contrôle d’accès.
  • Communiquez aux visiteurs un code QR afin d’accéder directement au périmètre extérieur
    (ou même intérieur).

Structure du menu

prime Visit existe en neuf langues: Français, Néerlandais, Allemand, Anglais, Espagnol, Serbe, Danois,
Suédois et Chinois (simplifié). L’utilisation est bâtie autour de trois menus principaux:
visite, visiteurs et hôtes (Hosts).

Visites

Les visites sont définies et gérées avec l’aide du menu

  • Listes en temps réel : des visites attendues, actuellement en cours, passées et vue d’ensemble de toutes les visites
  • Filtrage automatique des données, par ex. Update intelligent des visites en interférence entre
    le moment présent et une période déterminée.
  • Champ de recherche type Google pour trouver rapidement une visite précise prédéfinie.
  • Un onglet multisessions permet de changer sans problème d’une utilisation à une autre,
    par ex. traiter en même temps plusieurs visites.
  • Il est possible de classer les visites par catégories, de distinguer entre les différents types de gestion et de traitement :
    • Visite standard : est utilisé pour des visites courtes ou longues de personnes ou
      de groupe, par ex. fournisseurs.
    • Livraison : est utilisé pour des visites ad hoc, généralement de courtes visites.
      Des informations supplémentaires peuvent être affectées à l’événement (détails sur le transport).

Visiteurs

Ce menu définit le profil des visiteurs, leurs données sont actualisées et la vérification est faite en temps réel, qui est attendu, entré ou sorti.
Les mêmes outils que ceux utilisés dans le menu « visite », peuvent également être utilisés pour
la détection rapide des visiteurs.

Hôtes

Ici sont définies les personnes qui reçoivent des visites par ex. un employé d’une entreprise ou
un fournisseur. Il est possible également de vérifier si l’hôte est présent, quel hôte attend une visite,
ou reçoit une visite en ce moment.

 

Visite

Dans l’interface conviviale, un employé des services de sécurité ou un réceptionniste peuvent facilement définir une nouvelle visite. Il y a plusieurs façons de définir une nouvelle visite :

Visites prévues

  • Dans l’interface prime Visit vous pouvez définir directement les profils. Vous pouvez le faire d’un
    PC client ou un Serveur. L’écran convivial guide l’utilisateur à travers les différentes étapes et publie la visite dans l’ordre du jour de la gestion des visiteurs.
  • Suite à une prise de rendez-vous sur votre agenda Outlook, la création dans l’interface visiteur sera automatique. Les données ne sont saisies qu’une seule fois.
  • prime Visit peut générer automatiquement une confirmation par e-mail, doté d’un message personnel, un plan d’accès pour rejoindre l’hôte et même un code QR. Les visiteurs peuvent profiter de ce code QR pour un enregistrement rapide à l’arrivée ou comme méthode d’accès direct au périmètre extérieur (ou même intérieur). Toutes les données sont enregistrées dans la base de données prime Visit, afin qu’elle puisse servir plus tard pour des analyses et pour constituer un historique

Enregistrement rapide (chek in)

  • Une interface conviviale permet aux employés de votre personnel, de la réception ou personnel de surveillance, d’enregistrer rapidement et facilement toutes les données nécessaires pour les inscriptions, par exemple les visiteurs, les services de livraison.
  • En option il est possible d’utiliser un scanner pour les passeports ou les permis de conduire,
    afin de supprimer le risque d’erreur à la saisie. (Tous les codes MRZ officiels sont compatibles)
  • L’identification d’un visiteur peut être pratiquée en scannant le QR code remis lors d’une précédente visite ou une carte de visite avec QR code.
  • Toutes les données manquantes peuvent être implémentées :
    • Manuellement soit par le personnel de réception ou de sécurité.
    • Par le scanner de documents (Tous les codes MRZ officiels sont compatibles)
    • Manuellement par le visiteur lui-même à un kiosque – en option il est possible de prendre une photo au kiosque afin de compléter le profil du visiteur.
    • Signatures de données ou documents

Groupe de visiteurs

Prime Visit facilite la gestion des visites de groupe. Le personnel de réception ou de sécurité peut :

  • Scanner un document avec tous les noms, et l’implémenter dans la fiche du responsable du groupe.
  • Créer une fiche pour le responsable et demander que chaque membre du groupe s’enregistre
    lui-même au kiosque.
  • Importation d’informations préenregistrées, échangées avec le groupe de visiteurs.
    Avec ces fonctions vous avez une vue d’ensemble sur toutes les personnes présentes sur le site. En cas d’évacuation vous êtes assuré de n’oublier personne !

Départ (Check-out)

Un visiteur peut valider son départ automatiquement

  • En scannant son QR Code
  • S’il a reçu un badge et en combinaison avec le contrôle d’accès :
    • En le présentant au personnel de la réception ou de sécurité
    • En utilisant un lecteur de badge digital qui récupère automatiquement le badge. Cela économise non seulement du temps aux personnels de réception et de sécurité, mais permet des économies en évitant les pertes de badges.

Caractéristiques conviviales

  • Le logiciel affiche automatiquement une liste de toutes les personnes enregistrées dans une fenêtre temps donnée. Par exemple si le personnel de réception ou de sécurité entre « arrivée, 10 heures » s’affiche une liste de toutes les personnes qui sont attendues à cette heure, seules les données clés sont affichées.
  • La fonction de recherche de type Google est intuitive et très efficace pour trouver les visiteurs.

Visites

Les données individuelles sont créées par le biais de l’écran « visiteurs ».

 

Informations supplémentaires sur les visiteurs

En plus des informations standards, comme le nom, l’entreprise etc …
prime Visit offre la possibilité de mettre en mémoire des informations supplémentaires via des champs à personnaliser. Ces champs personnalisables peuvent être, par exemple, utilisés pour entrer un numéro de plaque minéralogique, un numéro de portable ou un équipement de sécurité.


Vous pouvez même ajouter aux données visiteurs des fichiers, word ou pdf, par exemple les consignes
de sécurité. Si vous liez une date à ce document, le logiciel surveille cette durée de validité et vous prévient automatiquement lorsque l’échéance arrive à son terme.


Un autre exemple d’application est lorsque la réalisation d’un briefing de sécurité est obligatoire.
Dans ce cas, les données peuvent à leur tour être mémorisées de manière à ce que le visiteur soit averti à intervalles réguliers, des actualisations nécessaires.


De même, l’application peut servir pour la surveillance d’autorisations, par exemple l’échéance d’un contrôle technique. Il en va de même pour la surveillance de certification, ainsi VCA, etc.
Vous pouvez, en combinaison avec le contrôle d’accès, donner ou même enlever des droits d’accès à vos visiteurs.
Cet écran possède les mêmes fonctions de recherche que celles de l’écran « visiteurs ». Plusieurs sessions peuvent être ouvertes en même temps. Cela peut-être utile, par exemple, lorsque vous enregistrez un nouveau visiteur, alors qu’un visiteur prioritaire se présente.

Hôtes

Dans l’écran « hôte » vous pouvez rechercher toutes les personnes, ou bien seulement celles qui peuvent recevoir des visiteurs. Il peut s’agir d’un employé ou éventuellement d’un sous-traitant, selon la programmation du système.
Par le biais de l’écran « hôte », il est possible de vérifier si un hôte est sur place, quand il attend un
visiteur, ou bien, s’il a déjà un visiteur à ce moment.
Cette information est disponible en temps réel. Il existe des fonctions de recherche pour trouver
rapidement les hôtes :

  • En combinaison avec le contrôle d’accès ou la gestion du temps, vous pouvez vérifier la présence
    de l’hôte en temps réel
  • L’hôte peut être automatiquement informé par e-mail, téléphone ou SMS de l’arrivée de son visiteur; la présence / absence de l’hôte est visible dans le logiciel lorsqu’il est connecté au système de contrôle d’accès.

Modules optionnels

  • Contrôle d’accès : XCess, pWA ou EvalosNet
  • SDK: Description de l’interface de prime Visit
  • Scanner: Interface et scanner pour tous documents officiels avec code MRZ
  • Kiosque: Tablette écran tactile, support et logiciel inclus
  • Connexion Outlook : Interface pour l’agenda Outlook