Scénarios de workflow pour le contrôle des accès et la gestion des visiteurs

L’automatisation de certaines tâches de routine permet de simplifier les processus internes et l’efficacité des entreprises. Pour le contrôle des accès, les dispositifs de sécurité et la gestion des visiteurs, ces scénarios de workflow contribuent à optimiser les procédures d’autorisation et de validation.
Diagramme de scénario de workflow

tacL’automatisation de certaines tâches de routine permet de simplifier les processus internes et l’efficacité des entreprises. Pour le contrôle des accès, les dispositifs de sécurité et la gestion des visiteurs, ces scénarios de workflow contribuent à optimiser les procédures d’autorisation et de validation.

Dans le cadre du contrôle des accès, les scénarios de workflow permettent d’octroyer des droits d’accès aux personnes et des supports d’identification. Ainsi, un collaborateur peut demander à obtenir l’accès à une certaine zone pendant une période définie. Exemple : Un collaborateur de Paris demande par workflow une autorisation pour un voyage professionnel dans la succursale de Marseille. En même temps, il obtient l’autorisation pour accéder au site de l’entreprise en voiture (reconnaissance de sa plaque d’immatriculation), ainsi qu’au bâtiment en présentant son badge au lecteur de proximité de la succursale ou au laboratoire sur place, qui requiert des droits d’accès spéciaux pour zones ultrasécurisées. Les droits d’accès s’arrêtent automatiquement après l’expiration du délai défini. Les événements sont consignés avec précision. Vous pouvez savoir à tout moment qui et quand telle autorisation a été octroyée ou refusée. Cela garantit le respect des exigences en matière de sécurité.

Dans le domaine de la gestion des visiteurs, les scénarios de workflow facilitent la planification et garantissent un accueil professionnel. Le visiteur reçoit au préalable un e-mail l’invitant à saisir ses données. Une fois ces données transmises, il reçoit un code QR sur son smartphone. Le jour de la visite, le visiteur peut obtenir via son code QR un badge avec les droits d’accès définis pour lui. En cas de réservation, la personne qui l’a invité reçoit automatiquement un e-mail l’informant que le visiteur est arrivé. Parallèlement, la porte de la salle de réunion réservée est déverrouillée par exemple. Si la domotique est intégrée dans le processus de workflow, la lumière s’allume automatiquement, les stores remontent, le chauffage ou la climatisation se mettent en marche. Le visiteur peut aussi s’annoncer à son hôte directement dans l’entreprise sans s’inscrire au préalable, à ce que l’on appelle un kiosque ou en scannant sa carte de visite. Dans ce cas, la validation et l’autorisation pour cette visite s’effectuent également via les niveaux hiérarchiques définis dans le workflow.