Zeiterfassung online und Kurzarbeit: Vorteile mobiler Lösungen

Exakte Arbeitszeiterfassung als Basis für Arbeitgeber, um Kurzarbeit schnell zu beantragen – ein Überblick

prime Mobile für die Zeiterfassung

Corona und die Arbeitswelt: Während die einen damit konfrontiert waren, sich im Home-Office einzurichten und den Arbeitsalltag daheim zu meistern, standen besonders im verarbeitenden Gewerbe die Angestellten ganz anderen Problemen gegenüber. Um Kündigungen zu verhindern, empfahl die Bundesregierung den Betrieben Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur zu beantragen. Die Hürden für den Anspruch auf Kurzarbeitergeld wurden im März 2020 entsprechend gesenkt. So waren im April 2020 mehr als sechs Millionen Menschen in Kurzarbeit; im Januar 2021 bezogen immer noch rund 2,6 Millionen Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld (KUG).

Um den Antrag auf Kurzarbeit stellen zu können, müssen Arbeitszeiten erfasst und lückenlos nachgewiesen werden – ein hoher Verwaltungsaufwand für viele Arbeitgeber. Gemäß EuGH-Urteil vom Mai 2019  zur verpflichtenden Erfassung von Arbeitszeiten, haben viele Unternehmen begonnen, ihre Zeiterfassung online umzustellen und die Vorteile zu nutzen. So ermöglicht das Zeiterfassungssystem prime WebTime, kombiniert mit prime Mobile für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets, das ortsunabhängige, minutengenaue Buchen von Arbeits- und Fehlzeiten – transparent, nachvollziehbar und als Grundlage, um Kurzarbeitergeld unkompliziert und vor allem schnell zu erhalten.

Zeiterfassung online mit Zeiterfassungssoftware von primion

Mit Hilfe von prime WebTime werden An- und Abwesenheiten der Arbeitnehmer genau erfasst, die geleistete Arbeitszeit wird bewertet und die Daten zur Abrechnung an die Personalabteilung übermittelt. Erweitert durch prime Mobile kann dank der Software die Zeiterfassung online über mobile Endgeräte durchgeführt werden. Arbeitgeber und Mitarbeiter können Arbeitszeiten je nach Wunsch in der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Übersicht darstellen sowie die Soll- und Ist-Zeit stets im Blick haben. Modern und nutzerfreundlich gestaltet, lässt sich prime Mobile von jedem Mitarbeiter anwenden; eine spezielle Schulung oder besonderes technisches Wissen sind nicht erforderlich. Auch bundeslandabhängige Feiertage können in der Zeiterfassungssoftware individuell eingetragen werden.

Mit Hilfe dieser digitalen Arbeitszeiterfassung können im Zeitkonto neben Beginn und Ende der Arbeitszeit weitere Buchungen wie Arztbesuch, Geschäftsreise oder eben Fehlzeiten hinterlegt werden. Auch die Kurzarbeit kann so übersichtlich dargestellt werden.

Welche Auswirkungen hat Kurzarbeit für den Arbeitnehmer?

Arbeitszeiten aufgrund von Einschränkungen kurzfristig zu reduzieren, ohne Arbeitnehmer kündigen zu müssen – das ist das Ziel von Kurzarbeit. Die Gründe wie beispielsweise erhebliche Arbeitsausfälle mit Entgeltausfall sind in §§ 95 ff. Sozialgesetzbuch geregelt. Im März 2020 hat die Bundesregierung das Kurzarbeitsgesetz entsprechend gelockert, damit Unternehmen in der Krise leichter Kurzarbeit für ihre Mitarbeiter beantragen konnten. Für maximal 24 Bezugsmonate haben kinderlose Beschäftigte Anspruch auf 60 Prozent, Mitarbeiter mit Kindern erhalten 67 Prozent ihres Nettolohns als Kurzarbeitergeld von der Arbeitsagentur. Konkret heißt das: Arbeitet ein Arbeitnehmer während der Kurzarbeit zum Beispiel 50 Prozent seiner regulären Arbeitszeit, zahlt der Arbeitgeber die Hälfte des Gehalts, die fehlenden 50 Prozent werden zu 60 beziehungsweise 67 Prozent von der Agentur für Arbeit ausgeglichen. Neben den Lohnkosten werden in der Kurzarbeit auch die Sozialversicherungsaufwände für die Mitarbeiter übernommen.

Vorteile der Zeiterfassung online mit prime Mobile während der Kurzarbeit

Eine exakte, umfassende Erfassung sämtlicher Stunden ist ausschlaggebend, um Kurzarbeit überhaupt beantragen zu können. Die Kurzarbeitszeiten müssen erfasst und der Meldung an die Agentur für Arbeit muss ein KUG-Monatsstundennachweis beigefügt werden. Arbeitsausfälle und Fehlzeiten sind ebenfalls zu dokumentieren. Das Kurzarbeitergeld wird unter Vorbehalt ausgezahlt und die Abrechnung auf Grundlage der KUG-Nachweise später geprüft. Die Betriebe, die ohne digitale Arbeitszeiterfassung mit Stundenzettel oder Ähnlichem arbeiten, werden bezüglich der Arbeitszeitnachweise mit hohem Mehraufwand konfrontiert. Alle Zeiten müssen händisch in das entsprechende System oder eine Excel-Tabelle übertragen werden. Diese wiederum sind teilweise ungenau aufgebaut und aufgrund der manuellen Pflege fehleranfällig – mit der Folge, dass die zeitnahe Erstattung des Geldes durch die Arbeitsagentur erschwert wird. Die Zeiterfassung online mit prime Mobilereduziert diesen Aufwand entscheidend. Sämtliche Stundenlisten der Mitarbeiter können als Nachweise automatisch erstellt und bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden.

Fazit

Schon vor der Corona-Krise hat das EuGH-Urteil dazu geführt, dass immer mehr Betriebe auf digitale Arbeitszeiterfassung umgestellt haben oder planen, dieses zeitnah zu tun. Die unvorhersehbaren Auswirkungen der Pandemie haben den Druck auf die Unternehmen nun nochmals erhöht. Diejenigen, die den Schritt hin zu moderner Zeiterfassung mittels Software bereits gegangen sind, profitieren auf jeden Fall von optimierten Abläufen durch lückenlose Nachweise in der Arbeitszeiterfassung.