Zeiterfassung auf Dienstreisen – wie funktioniert das?

Die Nutzung von Smartphone, Tablet und Apps hat viele Vorgänge revolutioniert, weshalb Arbeitnehmer auch bei der Zeiterfassung Flexibilität und Transparenz erwarten.
Reisende in Flughafenhalle

Dienst- und Geschäftsreisen tragen einen erheblichen Teil zu den Unternehmenskosten bei und verursachen einen hohen organisatorischen Aufwand. Neben der Hotelbuchung, der Erstellung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen ist die exakte Erfassung der Arbeitszeiten erforderlich. Die Lösung ist die Zeiterfassungssoftware von primion, die Herausforderungen und Anforderungen einer Arbeitswelt mit flexiblen Arbeitszeiten optimal abbildet. Die webbasierte Zeiterfassung ermöglicht die systematische Erfassung der individuellen Arbeitszeit während der Dienstreise und sorgt für Prozessvereinfachungen sowie Kostenentlastungen. Eine zuverlässige Zeiterfassung der Arbeitszeit führt zudem zu einer verbesserten Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Wann gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?

Dienstreisen sind dienstliche Abwesenheiten außerhalb des regulären Arbeitsortes, die einen oder mehrere Arbeitstage in Anspruch nehmen. Damit sie als Dienstreise gilt, ist die Beauftragung durch den Arbeitgeber und eine gewisse räumliche Entfernung Voraussetzung. Gemäß Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2018 dürfen Arbeitnehmer sämtliche Reisezeiten als Arbeitszeit verbuchen, sofern sie während der regulären Arbeitszeit geschäftlich reisen. Dabei ist es vergütungsrechtlich irrelevant, ob der Arbeitnehmer während der Reisezeit einer geschäftlichen oder privaten Tätigkeit nachgeht. Wenn die Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet, wie beispielsweise am Wochenende oder abends, wird zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit differenziert. Meetings, Termine oder sonstige Geschäftstätigkeiten gelten als Arbeitszeit und werden demzufolge vergütet. Grundsätzlich müssen sich die Arbeitgeber und Arbeitnehmer an das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten:

Arbeitnehmer dürfen die vorgeschriebene Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreiten, in Ausnahmefällen sind jedoch zehn Stunden möglich. Pausenzeiten müssen die Arbeitnehmer abziehen.
Nach Arbeitsende muss der Arbeitnehmer mindestens elf Stunden Ruhezeit einhalten.
Sind Arbeitnehmer während einer Dienstreise an einem Sonntag geschäftlich tätig, müssen ihre Arbeitgeber ihnen laut §11 ArbZG innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag anbieten. Außerdem müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben.
Für manche Branchen gelten besondere Regelungen, wie etwa in Krankenhäusern, bei Piloten, Kapitänen, Busfahrern oder in der Gastronomie (§14 ArbZG).

Für die exakte Erfassung der Arbeitszeit während einer Dienstreise ist die Implementierung eines zuverlässigen Zeiterfassungssystems notwendig. Dabei kann der Zugriff auf das System mittels einer mobilen Zeiterfassung als App oder mittels Webbrowser erfolgen.

Zeiterfassungssysteme von primion

Das Zeiterfassungssystem prime WebTime in Verbindung mit prime Connect von primion gewährleistet eine effiziente Erfassung, Planung und Prüfung der Arbeitszeit während einer Dienstreise. Dies ermöglicht die Einhaltung wie auch die Überprüfung der geltenden Richtlinien. Die Arbeitszeiterfassung während einer Dienstreise ist von überall und jederzeit möglich, und erfolgt über den Webbrowser mittels der Zeiterfassungssoftware. Das Zeiterfassungssystem von primion sorgt sowohl für eine Kosten- und Zeitersparnis als auch für eine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes. Die Implementierung der Zeiterfassungssoftware von primion erfolgt schnell und komplikationslos. Über die benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware haben Mitarbeiter auch unterwegs Zugriff auf wichtige Informationen wie Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubstage und so weiter. Durch die Software für Zeiterfassung entfallen aufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse mit Stundenzetteln und Tabellen. Die Beantragung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Dienstreisen sind bequem über das System möglich. Zudem haben Sie mit der primion Zeiterfassungssoftware stets den Überblick und können bei Bedarf schnell reagieren.