SAP-Schnittstelle als wichtiges Bindeglied in der Arbeitszeiterfassung

Besonderheiten der Zeiterfassung mit SAP

Schnittstellen in SAP-Systemen zur exakten Arbeitszeiterfassung sind ein wichtiges Bindeglied der Betriebsdatenerfassung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Als Spezialist für Zutrittskontrolle, Sicherheitsmanagement und Zeiterfassungssysteme haben wir prime Connect entwickelt – eine Schnittstelle zwischen SAP und unserer Software für Zeiterfassung prime WebTime. Die SAP HR-PDC Schnittstelle prime Connect von primion gewährleistet die vollständig digitale Ermittlung der Buchungen und Arbeitszeiten und die direkte Übergabe dieser Daten an das SAP-System.

Üblicherweise werden Arbeitszeit-Daten direkt in der Software verarbeitet. Durch den Einsatz der SAP HR-PDC-Schnittstelle ist SAP das führende System, in dem alle Verrechnungen stattfinden und auch Berechtigungen, wie etwa die Buchungserlaubnis, erteilt werden. Die angebundenen Erfassungsgeräte als Hardware (Zeiterfassungsterminals) dienen als sogenannter „Buchungskollektor”.

Der Download geschieht über eine verschlüsselte RFC-Verbindung im IDOC Format. Die RFC-Verbindung zwischen der Zeiterfassungssoftware und SAP stellt prime Connect her. Dieser Dienst meldet sich über TCP/IP und Port am SAP-Gateway an. Die Nummer des Ports richtet sich nach der Systemnummer von SAP. Die Parametrierung der Verbindung kann im prime Connect Administrator-Modul erfolgen.

Mögliche Downloads von SAP an primion sind bspw. Ministammdaten der jeweiligen Mitarbeiter. Diese werden in einer Tabelle erfasst und enthalten die Personendaten wie Personalnummer, Ausweisnummer, Name, gültig von - gültig bis sowie Referenzen auf andere Tabellen wie die Zeitereignisartgruppe.

Zeitereignisartgruppen enthalten die Buchungserlaubnis für einzelne Zeitereignisse, zum Beispiel ob jemand aus dieser Gruppe Dienstgang buchen darf. In der Zeiterfassungs-Tabelle für die Mitarbeitersalden gibt es zehn verschiedene Felder, die auf Wunsch nach einer Buchung auch an den Terminals angezeigt oder auf Tastenkombination abgerufen werden können. Darüber hinaus gibt es eine Tabelle möglicher Kostenstellen, die an SAP weitergegeben werden können.

Die SAP-Zeiterfassung kennt z.B. Buchungen wie „Gehen mit Grund Pause” etc. An- und Abwesenheitsgründe werden ebenfalls in eine Tabelle geschrieben, genauso wie Objekte wie zum Beispiel Kostenstellen. Da SAP das führende System ist, werden Zeitereignisse erst auf Anforderung vom Subsystem an SAP übertragen, aber natürlich auch dokumentiert. Selbstverständlich werden nur die Daten Ihrer „Source Sys” verarbeitet und weitergeben.

Der erfolgreiche „Handshake” zwischen dem Webservice von prime Connect und der Verarbeitungstask wird in der Log-Datei des Verarbeitungstasks protokolliert. Danach erfolgt eine Verarbeitung der Zeitereignisse entsprechend der von SAP vorbestimmten Berechtigungen und Anwendungs-Möglichkeiten. Nur Personen, die laut zugeordneter Zeitereignisgruppe berechtigt sind, können Buchungen erfassen. Auch können nur Objekte, Kostenstellen oder An- und Abwesenheitsgründe gebucht werden, die zuvor von SAP übergeben wurden. Durch die HR-PDC-Schnittstelle prime Connect können aktuell nun auch Zeitereignisse verarbeitet werden die über Online-Buchungen, z.B. mit prime Mobile oder über eine Web-Oberfläche, generiert wurden.

Der Einsatz des Zeiterfassungssystems bietet vor allem den Vorteil der unmittelbaren, digitalen Betriebsdatenerfassung sowie die ganzheitliche Kontrolle der gesamten Zeitwirtschaft im Unternehmen. Zusätzlich ermöglicht der modulare Aufbau des Zeiterfassungssystems von primion u.a. die Kopplung bzw. die gemeinsame Anwendung mit einem Zutrittskontroll-System. Dadurch kann beispielsweise direkt mit Betreten des Betriebsgeländes die Zeiterfassung gestartet werden.

Zusammenfassung:

prime Connect speichert die Datensätze, die zwischen SAP und der Zeiterfassungssoftware übertragen werden, in eine Datenbank. Der Dienst übernimmt die Uploads nach SAP bzw. nimmt die Downloads von SAP entgegen. Die HR-PDC-Schnittstelle prime Connect zeigt diese Daten an und ermöglicht die Parametrierung der Einstellungen.

Die Applikation prime Connect Administrator:

  • legt Verbindungen zu SAP an und zeigt die Up- / und Download-Daten
  • pflegt statische Texte für die Anzeige an den Displays von Erfassungsgeräten bzw. bei der Online-Arbeitszeiterfassung
  • verwaltet Mailtexte, die über einen Code beliebigen Personen zugeordnet werden können (Sondertexte, die bei Buchungen am Terminal anstelle von Standard-Texten angezeigt werden)
  • legt die Priorität von Antworttexten abhängig vom Buchungstyp fest
  • kann alle Up- und Download-Tabellen im Roh-Format in Listen darstellen
  • ermöglicht die zeitlich eingeschränkte Anzeige von Ereignisdaten wie Logbuch, Up- / Downloads, Buchungen und Personenausgaben

Ergänzende Schnittstellen, wie z.B. Loga Paris erlauben im SAP-Modus den Austausch von Mitarbeiter-Daten, die durch ganztägige Abwesenheiten in der Zeiterfassung bei Urlaub oder Krankheit entstehen. Spezifische Uploads und Downloads stehen in der Anwendung zur Verfügung; das SAP-System übermittelt die Daten an die Zeiterfassungssoftware. Die Buchungsdaten der Mitarbeiter an den Zeiterfassungsterminals werden dort geprüft und auf Anforderung durch das SAP-Zeiterfassungssystem hochgeladen und dort weiterverarbeitet.

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