SAP HR-PDC Schnittstelle

SAP-Schnittstelle als wichtiges Bindeglied in der Zeiterfassung

Spürbare Entlastung der Personalabteilung durch die Integration in Lohn- und Gehaltsprogramme

Schnittstellen in SAP-Systeme sind ein wichtiges Bindeglied für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die von SAP zertifizierte HR-PDC Schnittstelle prime Connect von primion gewährleistet die Ermittlung der zuschlagspflichtigen Zeiten wie Überstunden, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge und die direkte Übergabe dieser Daten an das SAP-System.

Üblicherweise werden Zeitdaten direkt in der Software verarbeitet. Durch den Einsatz der Schnittstelle ist die Personalzeitwirtschaft von SAP das führende System, in dem alle Verrechnungen stattfinden und auch Berechtigungen, wie etwa die Buchungserlaubnis, erteilt werden.

Die angebundene Hardware (Zeiterfassungsterminals) dient als sogenannter „Buchungskollektor“. Ergänzende Schnittstellen wie z.B. Loga Paris erlauben im SAP-Modus den Austausch von Daten, die durch ganztägige Abwesenheiten bei Urlaub oder Krankheit entstehen. Spezifische Uploads und Downloads stehen zur Verfügung; das SAP-System übermittelt die Daten an die Zeiterfassungssoftware. Die Buchungsdaten der Mitarbeiter an den Zeiterfassungsterminals werden dort geprüft und auf Anforderung durch das SAP-System hochgeladen und dort weiterverarbeitet.

Der Download geschieht über eine verschlüsselte RFC-Verbindung im IDOC Format. Die RFC-Verbindung zwischen der Zeiterfassungssoftware und SAP stellt prime Connect her. Dieser Dienst meldet sich über TCP/IP und Port am SAP-Gateway an. Die Nummer des Ports richtet sich nach der Systemnummer von SAP. Die Parametrierung der Verbindung erfolgt im prime Connect Administrator-Modul. Die Protokollierung der RFC-Verbindung erfolgt in eine Log-Datei im selben Verzeichnis in dem die primeConnect.jar liegt.

Mögliche Downloads von SAP an primion sind bspw. Ministammdaten. Diese werden in eine Tabelle geschrieben und enthalten die Personendaten wie Personalnummer, Ausweisnummer, Name, gültig von-gültig bis sowie Referenzen auf andere Tabellen wie die Zeitereignisartgruppe.

Zeitereignisartgruppen enthalten die Buchungserlaubnis für einzelne Zeitereignisse, zum Beispiel ob jemand aus dieser Gruppe Dienstgang buchen darf. In der Tabelle für die Mitarbeitersalden gibt es zehn verschiedene Felder, die auf Wunsch nach einer Buchung auch an den Terminals angezeigt oder auf Tastenkombination abgerufen werden können. Darüber hinaus gibt es eine Tabelle möglicher Kostenstellen, die an SAP weiter gegeben werden können sowie eine Liste der Innenaufträge und eine Tabelle der Projekte.

Die SAP Zeiterfassung kennt z.B. Buchungen wie „Gehen mit Grund Pause“ etc. An- und Abwesenheitsgründe werden ebenfalls in eine Tabelle geschrieben, genauso wie Objekte wie zum Beispiel Planstellen. Da SAP das führende System ist, werden Zeitereignisse erst auf Anforderung vom Subsystem an SAP übertragen, aber natürlich auch dokumentiert.

Ein hinterlegter Verarbeitungstask triggert diese Tabellen und importiert die Datensätze in die bestehenden SAP_HRPDC Tabellen (z.B. SAP_HRPDC_PERSO). Wichtig ist, dass in den Einstellungsgruppen nur jene Datensätze bearbeitet werden, die laut Source Sys auch verarbeitet werden müssen. Der erfolgreiche „Handshake“ zwischen dem Webservice von prime Connect und der Verarbeitungstask wird in der Log-Datei des Verarbeitungstasks protokolliert.

Danach erfolgt eine Verarbeitung der Zeitereignisse entsprechend der von SAP vorbestimmten Berechtigungen und Möglichkeiten. Nur Person, die laut zugeordneter Zeitereignisgruppe berechtigt sind, können Buchungen erstellen. Auch können nur Objekte, Kostenstellen, Innenaufträge oder An- und Abwesenheitsgründe gebucht werden, die zuvor von SAP übergeben wurden.

Durch prime Connect können aktuell nun auch Zeitereignisse verarbeitet werden, die durch ein Workflow-Szenario oder über Online-Buchungen, z.B. mit prime Mobile oder über eine Web-Oberfläche, generiert wurden. Die Prüfung dieser Zeitereignisse erfolgt erst auf der Buchungsebene. Sie werden im Workflow also lediglich nach Genehmigung durch den Vorgesetzten geprüft und später von der SAP-Task dann ggf. abgelehnt, sofern die beantragende Person nicht in der entsprechenden Zeitereignisgruppe berechtigt wurde.

Zusammenfassung:

prime Connect speichert die Datensätze, die zwischen SAP und der Zeiterfassungssoftware übertragen werden, in eine Datenbank. Der Dienst übernimmt die Uploads nach SAP bzw. nimmt die Downloads von SAP entgegen. prime Connect zeigt diese Daten an und ermöglicht die Parametrierung der Einstellungen.

Die Applikation prime Connect Administrator:

  • legt Verbindungen zu SAP an und zeigt die Up- / und Download-Daten
  • pflegt statische Texte für die Anzeige an Terminal-Displays bzw. bei Online-Buchungen 
  • verwaltet Mailtexte, die über einen Code beliebigen Personen zugeordnet werden können (Sondertexte, die bei Buchungen am Terminal anstelle von Standard-Texten angezeigt werden)
  • legt die Priorität von Antworttexten abhängig vom Buchungstyp fest
  • kann alle Up- und Download-Tabellen im Roh-Format in Listen darstellen
  • ermöglicht die zeitlich eingeschränkte Anzeige von Ereignisdaten wie Logbuch, Up- / Downloads, Buchungen und Personenausgaben