Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung und Zeiterfassungssysteme
ZEITERFASSUNGSSOFTWARE - OPTIONEN - WORKFLOW
Papierloses Genehmigungsverfahren zur Entlastung
Der Workflow ist ein papierloses Genehmigungsverfahren, durch welches Anträge innerhalb der Arbeitszeiterfassung (z. B. Urlaubsantrag, Korrektur von Dienstreisen, vergessene Buchung etc.), online genehmigt oder abgelehnt werden können.
So kann ein Mitarbeiter im Zeiterfassungssystem einen Antrag stellen und gleichzeitig den Bearbeitungsverlauf verfolgen, während der Vorgesetzte den Antrag durch eine integrierte E-Mail-Benachrichtigungsfunktion mit oder ohne Begründung annehmen oder ablehnen kann.
Sobald eine Buchung innerhalb der Arbeitszeiterfassung vergessen wurde oder nicht durchgeführt werden konnte, besteht die Möglichkeit, diese im Workflow von prime WebTime nachzutragen. Das gleiche gilt für Fehlzeiten wie z. B. Urlaub, Schulungen außer Haus, Dienstreisen oder Arbeiten von zu Hause aus etc.
Dabei können über Makros beliebige Buchungsabläufe oder standardisierbare Korrekturvorgänge für Ihr Zeitmanagement ausgeführt werden. Auch Projektbuchungen (Beginn, Ende, Pause etc.) werden über den Workflow der Zeiterfassungssoftware prime WebTime erfasst.
Dies trägt wesentlich zur Entlastung des Personalbüros bei!
Der Mitarbeiter hat ferner die Möglichkeit, individuell für ihn konfigurierte Abfragen am eigenen Arbeitsplatz zu tätigen (z. B. Buchungsjournal, Urlaubskonten, Jahreskalender etc.). Die Daten sind stets aktualisiert.
Im Hintergrund werden im Workflow betriebliche Abläufe abgebildet wie z. B. die Vergabe von Rechten für Korrekturen und Buchungen oder die Regelung von Mitarbeitervertretungen. So ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Funktion und Befugnis Einsicht in die verschiedenen Konten der Arbeitszeiterfassung erhält und entsprechende Anträge bearbeiten kann.
In der sogenannten Workflow-Hierarchie gibt es maximal 99 Berechtigungsebenen, die ein Antrag im Zeitmanagement durchlaufen kann. Für jede Ebene können mehrere Vorgesetzte mit unterschiedlichen Berechtigungsarten (Master-, End-, Vorgenehmigen oder nur Leserechte) definiert werden.
Unterschieden wird zwischen dem einstufigen und dem mehrstufigen Workflow:
Beim einstufigen Workflow stellt der Beschäftigte einen Antrag, der vom Vorgesetzten angenommen oder abgelehnt wird. Beim mehrstufigen Workflow leitet ein Vorgesetzter den Antrag nach seiner positiven Vorentscheidung an weitere Vorgesetzte zur Entscheidung weiter. Der oberste Vorgesetzte oder "Endgenehmiger" genehmigt oder lehnt ihn endgültig ab.
Die Zeiterfassungssoftware prime WebTime bietet eine einfache, gezielte und flexible Möglichkeit, über Anträge und Korrekturen von Mitarbeitern rasch zu entscheiden. So sieht eine moderne Arbeitszeiterfassung aus.